7. Les démarches administratives

La convention de stage

La convention est le document de base, c’est le contrat qui stipule les droits et les devoirs de chacun. Même sans rémunération, elle permet au stagiaire d’avoir un statut, ce qui est nécessaire pour être assuré ou obtenir une attestation de rapatriement par exemple.
Dans le cas d’un stage intégré au cursus de formation de l’étudiant, le modèle de convention tripartite usuel établissement/stagiaire/entreprise est généralement suffisant. Il convient de s’en assurer auprès de l’employeur et de lui en proposer une version dans sa langue (se rapprocher de son établissement). Le site Eduscol propose aux lycéens professionnels des conventions de stage en allemand, anglais, espagnol, italien et polonais : http://eduscol.education.fr/cid47422/formation-en-milieu-professionnel-a-letranger.html
Parfois, il peut être nécessaire d’utiliser les dispositifs de contractualisation ou de conventionnement locaux, comme c’est le cas en Italie.

Les papiers d’identité

Dans l’Union Européenne et dans les pays voisins de la France (Monaco, Suisse, Andorre), la carte d’identité en cours de validité suffit pour s’y rendre. Ailleurs, il est nécessaire d’avoir un passeport valide.
On peut stocker ses documents sur le site www.mon.service-public.fr, ainsi ils seront sécurisés et téléchargeables en cas de vol ou de perte.
Pour un séjour de moins de 3 mois, les ressortissants européens ne sont pas tenus de demander un document attestant qu’ils peuvent séjourner dans le pays.
Après 3 mois, cette démarche est obligatoire dans la plupart des pays de l’UE. De plus, certains pays demandent à ce que l’on signale sa présence même pour des séjours inférieurs à 3 mois : europa.eu/youreurope/citizens/residence/documents-formalities/registeringresidence/index_fr.htm

Le Visa

L’Union européenne est un espace de libre circulation où le visa n’est pas obligatoire mais il faut pouvoir justifier d’une adresse et de son identité. En dehors de l’Europe, viennent s’ajouter certaines démarches administratives (visa, autorisation du gouvernement de l’accueil d’un stagiaire, soumission aux quotas établis par les gouvernements…). Ce qui rend plus compliqué, plus long et plus coûteux la recherche d’un stage en dehors de l’Union européenne.
Dans la plupart des pays il existe des visas spécifiques pour des expériences de travail effectuées par des jeunes. S’adresser aux ambassades concernées pour connaître les démarches nécessaires à l’obtention des visas : www.diplomatie.gouv.fr

Le permis de conduire

Par convention, dans l’Union Européenne et les pays de l’Espace économique européen, on peut utiliser son permis de conduire français quelle que soit la durée du séjour. En dehors, cela ne sera possible que pour une durée de 3 mois à 1 an selon le pays. Au-delà, il faut passer un permis local ou demander le permis de conduire international auprès de la préfecture (gratuit et valable 3 ans).

Le registre des français de l’étranger

Etre inscrit au registre des français de l’étranger simplifie les démarches administratives et douanières : www.diplomatie.gouv.fr/Le ministère et son réseau/Annuaires et adresse du MAEDI/Ambassades et consulats français à l’étranger.

Les impôts

Lorsqu’on est imposable en France ou à la charge d’une personne imposable en France, il faut déclarer en France les revenus perçus y compris à l’étranger sur le formulaire de la déclaration d’impôt n°2042.
Les salaires ou indemnités de stage perçus par des étudiants ou apprentis français bénéficient d’une franchise d’impôt sur le revenu, à hauteur de 4 fois le SMIC sur un an. Ainsi, sur les indemnités de stage déclarées (soit la totalité des indemnités touchées), seule la différence entre le montant total et le plafond annuel indiqué ci-dessus (environ 4000€) est soumise à l’impôt sur le revenu.

La Carte Jeunes Européenne

Il s’agit d’un programme européen lancé sous l’égide de la EYCA (European Youth Card Association) qui permet aux jeunes entre 12 et 30 ans de bénéficier de plus de 60 000 avantages dans le domaine des loisirs, des transports, de la culture, du sport et de l’éducation dans 35 pays, pour la somme de 10 euros : www.cartejeunes.fr

La carte d’étudiant internationale

Cette carte permet de prouver le statut d’étudiant dans le monde entier et de bénéficier de nombreuses réductions. Elle coûte 13 euros et est valable 1 an : isic.fr

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